Von der Demo
zum laufenden System
Eine ERP-Einführung scheitert selten an der Software, sondern an Daten, Abläufen und Zeit. Deshalb läuft sie bei uns in festen Schritten: Einrichtung und Datenübernahme übernehmen wir, Sie entscheiden an jeder Stelle, bevor es weitergeht.
Live-Demo anfragenWas in jedem Schritt passiert.
- 01Kennenlernen
Live-Demo
Sie sehen das System an einem Ablauf aus Ihrem Alltag, nicht an Folien.
- Was passiert
- Wir zeigen Ihnen die Module, die für Sie in Frage kommen, an echten Vorgängen: Wareneingang, Auftrag, Rechnung, Zahlung. Sie fragen, wir zeigen es im System.
- Ihr Beitrag
- Ein Ablauf, der heute Zeit kostet, und die Personen, die ihn kennen.
- Ergebnis
- Sie wissen, ob WebRevive ERP zu Ihrem Betrieb passt, bevor etwas kostet.
- 02Zuschnitt
Prozessaufnahme
Wir nehmen Ihre Abläufe, Daten und Schnittstellen auf.
- Was passiert
- Gemeinsam gehen wir Belege, Stammdaten und Abläufe durch: Woher kommen Artikel und Preise, welche Belege verlassen das Haus, was erwartet Ihre Kanzlei, welche Systeme laufen schon. Daraus entsteht der Zuschnitt: welche Module, welche Anbindungen, welche Daten übernommen werden.
- Ihr Beitrag
- Beispieldateien: Artikelliste, Preislisten, einige typische Belege und den Namen Ihrer Steuerkanzlei.
- Ergebnis
- Ein Festpreisangebot für die Einführung und ein verbindlicher Zeitplan.
- 03Datenübernahme
Einrichtung
Ihr System entsteht, mit Ihren Daten statt mit Beispieldaten.
- Was passiert
- Wir richten Ihre eigene Instanz ein, übernehmen Artikel, Preise, Kunden und Lieferanten, legen Nummernkreise und Belegvorlagen mit Ihrem Briefkopf an, vergeben Rollen und Benutzer und verbinden Ihr Firmenpostfach.
- Ihr Beitrag
- Eine Stichprobe der übernommenen Stammdaten prüfen und freigeben. Das Postfach verbindet eine berechtigte Person aus Ihrem Haus.
- Ergebnis
- Ein eingerichtetes System mit Ihren Daten, noch ohne Wirkung nach außen.
- 04Abnahme
Probebetrieb
Echte Vorgänge, bevor es ernst wird.
- Was passiert
- Ihr Team spielt typische Vorgänge im System durch, von der Bestellung bis zur Zahlung. Was hakt, passen wir an. In dieser Phase stimmen wir die Übergabe an DATEV mit Ihrer Kanzlei ab und prüfen sie mit einem Musterimport.
- Ihr Beitrag
- Zeit für die Abläufe und eine Ansprechperson in Ihrer Kanzlei.
- Ergebnis
- Die Abnahme: Sie entscheiden, wann es losgeht.
- 05Stichtag
Start & Schulung
Ihr Team arbeitet ab dem ersten Tag im System.
- Was passiert
- Zum Stichtag übernehmen wir Anfangsbestände und offene Posten, schalten den Versand frei und schulen Ihr Team nach Rollen: Lager, Verkauf, Buchhaltung, Geschäftsführung. Die ersten Wochen begleiten wir eng.
- Ihr Beitrag
- Einen Stichtag und Zeit Ihres Teams für die Schulung.
- Ergebnis
- Ein laufendes System und ein Team, das es bedienen kann.
- 06Danach
Betrieb & Ausbau
Wir betreiben das System und bauen es mit Ihnen aus.
- Was passiert
- Wir spielen Updates ein, sichern täglich und überwachen den Betrieb. Wenn Ihr Betrieb wächst, schalten wir weitere Module dazu oder bauen neue Anbindungen.
- Ihr Beitrag
- Rückmeldung, was im Alltag noch fehlt.
- Ergebnis
- Ein System, das mit Ihrem Betrieb mitwächst, mit festen Ansprechpartnern.
Angebunden an das, was Sie schon nutzen.
Diese Anbindungen gehören zum System. Was Ihr Betrieb darüber hinaus braucht, klären wir in der Prozessaufnahme und bauen es auf derselben Schnittstelle.
Kontoumsätze
- Richtung
- Herein
- Takt
- Per Datei, wann Sie möchten, oder laufend per Kontofeed
- Ihr Aufwand
- Zuordnungen bestätigen
Umsätze kommen als CAMT.053-Datei aus Ihrem Onlinebanking oder, wo Ihre Bank ihn anbietet, über einen laufenden Kontofeed herein. Das System schlägt zu jedem Umsatz die passende Rechnung vor. Bestätigt wird von Ihnen, und jede Zuordnung bleibt umkehrbar.
- CAMT.053
- Kontofeed
Tabellen, PDFs, Altsystem
- Richtung
- Herein
- Takt
- Zur Einführung, danach bei jeder neuen Preisliste
- Ihr Aufwand
- Spaltenzuordnung bestätigen
Artikel, Preislisten, Kunden, Lieferanten und Anfangsbestände kommen aus Excel-Mappen, PDF-Tabellen oder dem Export Ihres bisherigen Systems. Preislisten und Lieferscheine Ihrer Lieferanten lesen Sie später genauso ein. Die Spaltenzuordnung schlägt ein Sprachmodell vor, Sie bestätigen.
- Excel
- PDF-Tabellen
- Altsystem-Export
Browser, App und Lager
- Richtung
- Herein und hinaus
- Takt
- Laufend, im Lager auch bei Funkloch
- Ihr Aufwand
- Anmelden, Scanner einmal koppeln
Das System läuft im Browser und lässt sich auf Rechner, Tablet und Telefon als App installieren. Im Lager arbeitet es mit Barcode-Scannern; Scans im Wareneingang werden bei Funkloch zwischengespeichert, Etiketten kommen direkt aus dem System.
- Browser
- App
- Barcode-Scanner
- Etiketten
Ihr Firmenpostfach
- Richtung
- Hinaus
- Takt
- Bei jedem Versand
- Ihr Aufwand
- Postfach einmal verbinden
Rechnungen, Gutschriften und Zahlungserinnerungen gehen aus Ihrem eigenen Postfach hinaus, mit PDF und E-Rechnung im Anhang, und liegen danach unter „Gesendet". Für den Versand erhält das System nur das Recht zu senden: kein Passwort, kein Lesezugriff auf Ihre Mails. Wer das Postfach zusätzlich im System lesen möchte, nimmt das Modul E-Mail dazu.
- Microsoft 365
- Gmail / Google Workspace
- SMTP
Rechnungen nach EN 16931
- Richtung
- Herein und hinaus
- Takt
- Bei jeder Rechnung, ein- und ausgehend
- Ihr Aufwand
- Keiner, das System prüft das Format
Ausgangsrechnungen entstehen als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF und werden gegen die Regeln des Formats geprüft, bevor sie das Haus verlassen. Eingehende E-Rechnungen liest das System ein und hält sie gegen Bestellung und Wareneingang.
- XRechnung
- ZUGFeRD / Factur-X
Übergabe an DATEV
- Richtung
- Hinaus
- Takt
- Bei jeder Übergabe an Ihre Kanzlei
- Ihr Aufwand
- Einmal mit der Kanzlei abstimmen
Gebuchte Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen gehen als Buchungsstapel an Ihre Kanzlei. Kontenrahmen, Konten und Steuerschlüssel stimmen wir bei der Einführung mit der Kanzlei ab und prüfen sie mit einem Musterimport, bevor die erste echte Übergabe läuft.
- DATEV-Buchungsstapel
Ihre übrigen Systeme
- Richtung
- Nach Bedarf
- Takt
- Nach Absprache
- Ihr Aufwand
- In der Prozessaufnahme klären
Was bei Ihnen sonst noch läuft, klären wir in der Prozessaufnahme. Prozessautomatisierung ist unser Kerngeschäft: Die Anbindung entsteht auf derselben Schnittstelle, über die auch die Oberfläche arbeitet, und ist Teil Ihres Festpreisangebots.
- Shop
- Spedition
- Branchensoftware
Häufige Fragen.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vor allem an Ihren Daten und daran, mit wie vielen Modulen Sie starten. Nach der Prozessaufnahme legen wir einen verbindlichen Zeitplan fest.
Was kostet WebRevive ERP?
Nach der Prozessaufnahme erhalten Sie ein Festpreisangebot für die Einführung. Dazu kommt eine monatliche Pauschale für Betrieb, Updates und Sicherung, die sich nach Modulen und Umfang richtet.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein. Jedes Modul ist einzeln einsetzbar. Sie können zum Beispiel mit Einkauf, Lager und Verkauf beginnen und Finanzen oder CRM später dazunehmen.
Wo liegen unsere Daten, und welche KI wird genutzt?
Server und Datenbank stehen in Deutschland, jeder Kunde hat seine eigene Instanz. Für KI-Funktionen nutzen wir je nach Funktion Sprachmodelle von Anbietern in der EU oder den USA, jeweils mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Funktion welchen Dienst nutzt, steht in den Datenschutzhinweisen.
Können Sie das System an uns anpassen?
Ja, das ist der Kern unseres Angebots. Belegvorlagen, Abläufe und Anbindungen schneiden wir auf Ihren Betrieb zu. Was sich bewährt, wird Teil des Standards und kommt mit den Updates allen zugute.
Der erste Schritt ist eine Demo.
Fragen Sie eine Live-Demo an. Wir melden uns innerhalb eines Werktages und suchen mit Ihnen einen Termin, online oder bei Ihnen vor Ort.
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